Všeobecné podmínky poskytování produktu

Virtuální recepční aReception společnosti aReception.ai s.r.o.

Právnická osoba založená podle práva České republiky, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 136266

se sídlem Purkyňova 670/142, Medlánky, 612 00 Brno,

Identifikační číslo (IČO) 19836082, Daňové identifikační číslo (DIČ) CZ19836082 (dále také jen „aReception.ai“)

(dále též jako „VOP“)

OBSAH

I. ÚVODNÍ USTANOVENÍ A DEFINICE POJMŮ

II. PŘEDMĚT PLNĚNÍ 

III. PRÁVA A POVINNOSTI SMLUVNÍCH STRAN.

IV. LICENČNÍ UJEDNÁNÍ

V. DODÁVKA HARDWARE

VI. INSTALACE

VII. PODPORA

VIII. CENA A PLATEBNÍ PODMÍNKY

IX. OCHRANA DŮVĚRNÝCH INFORMACÍ

X. NAKLÁDÁNÍ S OSOBNÍMI ÚDAJI

XI. ODPOVĚDNOST ZA ÚJMU

XII. SANKČNÍ UJEDNÁNÍ

XIII. UKONČENÍ SMLOUVY

XIV. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ


I.  ÚVODNÍ USTANOVENÍ A DEFINICE POJMŮ

  1. Pro účely těchto VOP pojem:
    1. Administračním rozhraním“ se rozumí administrační rozhraní dostupné Klientovi online prostřednictvím webové stránky se specifickou adresou a s autorizovaným přístupem sloužící jako součást Produktu k nastavení či přizpůsobení Produktu a jeho užívání potřebám Klienta v rozsahu, které Administrační rozhraní umožňuje;
    2. Autorským zákonem“ se rozumí zákon č. 121/2000 Sb., zákon o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů;
    3. GDPR“ se rozumí Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES;
    4. Hardwarem” souhrn všech počítačových, komunikačních a dalších zařízení dodávaných spolu s Produktem na základě Smlouvy, a to buď na základě jeho prodeje nebo nájmu Klientovi ze strany aReception.ai;
    5. Instalací Produktu“ se rozumí souhrn procesů a činností směřujících k nasazení či instalaci Produktu u Klienta;
    6. Klientem“ se rozumí obchodní společnost nebo nezávislý podnikatel, který má zájem o dodávku Produktu od společnost aReception.ai; pro účely těchto VOP Klientem není fyzická osoba v postavení spotřebitele;
    7. Nabídkou“ individualizovaná nabídka aReception.ai na poskytování Produktu Klientovi obsahující rozsah poskytovaného Produktu, přehled souvisejících služeb, HW, požadavků na Implementaci, včetně rozsahu všech prací a jejich ceny. Vypracování Nabídky není podmínkou uzavření Smlouvy;
    8. Občanským zákoníkem“ se rozumí zákon č. 89/2012, občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů;
    9. Podporou“ se rozumí reaktivní a proaktivní procesy odstraňování vad a řešení incidentů, které způsobí nebo můžou způsobit přerušení poskytování Produktu, nebo snížení kvality Produktu, zejména pak servis Produktu (podpora aplikace, uživatelská podpora) a aktualizace, a to v rozsahu sjednaném mezi Smluvními stranami, kdy Podpora je poskytování Klientovi bezplatně;
    10. Produktem“ se rozumí produkt „Virtuální recepční aReception“, který využívá umělou inteligenci, konkrétně zpracování přirozeného jazyka. Jedná se o hlasového asistenta – chatbota s lidskou tváří, který na základě rozpoznané situace provede příslušnou akci nebo poskytne požadovanou informaci. Produkt je kombinací hardware a software vzájemně propojených a spolupracujících tak, aby dohromady tvořily funkční celek, který je možné užívat ke konkrétně vymezeným činnostem. Bližší specifikace produktu je dostupná na webových stránkách www.areception.cz. Konkrétní varianta Produktu, včetně rozšiřujících modulů, je specifikována ve Smlouvě;
    11. Smlouvou“ se rozumí smluvní vztah uzavřený mezi Smluvními stranami podrobněji definující rozsah poskytovaného Produktu, jež byla mezi aReception.ai a Klientem uzavřena jedním ze způsobů definovaných v článku II. odst. 6 těchto VOP, přičemž nedílnou součástí Smlouvy jsou vždy i tyto VOP a případně další odsouhlasené přílohy;
    12. Smluvními stranami“ se rozumí společně společnost aReception.ai a Klient jako smluvní strany smluvního vztahu uzavřeného na základě Smlouvy;
    13. Webovými stránkami“ se rozumí webové stránky aReception.ai dostupné na adrese: www.areception.cz;
    14. Zákonem o dani z přidané hodnoty“ se rozumí zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů;
    15. Zákonem o zpracování osobních údajů“ se rozumí zákon č. 110/2019, o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů.

II.  PŘEDMĚT PLNĚNÍ

  1. Účelem těchto VOP je zejména upravit práva a povinnosti související s dodávkou Produktu Klientovi a nastavit pravidla spolupráce mezi Smluvními stranami.
  2. PŘEDMĚT PLNĚNÍ. Předmětem plnění dle Smlouvy je dodávka softwarového produktu „Virtuální recepční aReception“ spolu s potřebným Hardwarem společností aReception.ai jako poskytovatelem jeho Klientům jako odběratelům a poskytnutí Podpory, Instalace a případných dalších služeb k Produktu v ujednaném rozsahu.
  3. FORMA SMLOUVY. Smlouva mezi aReception.ai a Klientem může být uzavřena:
    1. v listinné/papírové podobě podpisem Smlouvy ze strany obou Smluvních stran, jejíž nedílnou součástí jsou tyto VOP, nebo
    2. elektronicky, tj. projevem akceptace Nabídky aReception.ai na uzavření Smlouvy ze strany Klienta s využitím elektronických prostředků komunikace na dálku, prostřednictvím e-mailu či jinou prokazatelnou elektronickou formou, potvrzující vůli obou Smluvních stran na uzavření Smlouvy a jejího obsahu, nebo elektronickým potvrzením Nabídky aReception.ai na Webových stránkách.
  4. POPTÁVKA KLIENTA. Klient může učinit nezávaznou rezervaci Produktu nebo poptávku po Produktu buď prostřednictvím Webových stránek, nebo prostřednictvím e-mailové adresy info@areception.ai, kdy na základě této nezávazné rezervace či poptávky učiní aReception.ai Klientovi Nabídku.
  5. NABÍDKA aReception.ai. Nabídka na uzavření Smlouvy ze strany aReception.ai může být učiněna písemně v listinné podobě, elektronicky, nabídkou na Webové stránce, nebo jakoukoliv jinou objektivně zjistitelnou formou a bude obsahovat vedle návrhu obsahu smluvního vztahu také informace o všech dokumentech, které mají být nedílnou součástí Smlouvy a upravují práva a povinnosti Smluvních stran, jako jsou zejména tyto VOP.
  6. UZAVŘENÍ SMLOUVY. Smlouva je uzavřena až po dosažení shody o všech jejích náležitostech ze strany obou Smluvních stran. Smlouva je uzavřena:
    1. okamžikem podpisu Smlouvy v listinné/papírové podobě ze strany obou Smluvních stran, nebo
    2. akceptací Nabídky ze strany Klienta (a to včetně akceptace potvrzením provedeným Klientem online na Webových stránkách), která nesmí obsahovat žádné dodatky, výhrady, omezení, odchylky, ani jiné změny, ani nesmí odkazovat na jiné obchodní podmínky než na tyto VOP, není-li mezi Smluvními stranami výslovně ujednáno jinak. V případě výhrad Klienta k Nabídce se Smluvní strany mohou domluvit na její úpravě na další verzi, a to i opakovaně, dokud mezi Smluvními stranami nedojde k dosažení shody o všech náležitostech smluvního vztahu.

Uzavřením Smlouvy Smluvní strany prohlašují, že se s textem všech dokumentů a příloh, které jsou součástí Smlouvy, řádně seznámily a je jim znám jejich význam.

III.  PRÁVA A POVINNOSTI SMLUVNÍCH STRAN

  1. Smluvní strany se při plnění Smlouvy zavazují postupovat ve vzájemné shodě a respektovat práva druhé Smluvní strany a dbát tak práv a oprávněných zájmů druhé Smluvní strany. Smluvní strany jsou povinny postupovat při zajišťování předmětu Smlouvy s náležitou odbornou péčí, dle svého nejlepšího vědomí a dodržovat všechna práva a povinnosti stanovená Smlouvou.
  2. POVINNOSTI aReception.ai. aReception.ai se zavazuje:
    1. poskytovat Klientovi Produkt vč. dodávky HW, Podporu, Instalaci Produktu a případně další ujednané služby v termínu, rozsahu a kvalitě ujednaném dle Smlouvy;
    2. veškeré odborné práce vykonávat prostřednictvím kvalifikovaných pracovníků.
  3. POVINNOSTI KLIENTA. Klient se zavazuje:
    1. včas a řádně hradit aReception.ai odměnu za Produkt či jiné služby související s Produktem v rozsahu dle Smlouvy;
    2. dodat aReception.ai veškeré informace, podklady a data potřebná pro poskytování plnění Klientovi dle Smlouvy, která jsou prosta právních i věcných vad a nebudou zatížena právy třetích osob;
    3. poskytnout aReception.ai součinnost nutnou k Instalaci Produktu a jeho zprovoznění;
    4. zajistit přístup na potřebná pracoviště a do prostor Klienta, v případě potřeby zajistit přístup k provozovanému aplikačnímu softwarovému vybavení a hardwarovému vybavení Klienta za účelem plnění Smlouvy,
    5. zajistit dodržování všech platných právních předpisů, zejména týkajících se práv duševního vlastnictví při využívání Produktu nebo přístupu k Produktu ze strany svých pracovníků i třetích osob.
  4. UŽITÍ PRODUKTU KLIENTEM. Klient je oprávněn užívat Produkt nebo s ním nakládat výhradně ke sjednanému účelu, tj. jako virtuální asistentku k zastoupení lidské síly na recepci, vrátnici, jako průvodce či spojovatelku. Klient se zavazuje, že nebude vykonávat žádnou činnost, která by mohla jemu nebo třetím osobám umožnit neoprávněné užití Produktu. Klient bere na vědomí, že je striktně zakázáno:
    1. provádět jakýkoliv scraping, reverse engineering a neoprávněné modifikace Produktu;
    2. Produkt dekompilovat, upravovat na úrovni kódu (zasahovat do binárního kódu ani zdrojového kódu), s výjimkou předvídaného uživatelského nastavení, či jakkoli měnit jeho funkčnost, rozmnožovat jej či zpracovávat kód;
    3. Produkt rozšiřovat nebo vytvářet jeho kopie;
    4. zkoumat, studovat či zkoušet funkčnost Produktu za účelem zjištění myšlenek a principů, na nichž je založen s potenciálním cílem odkrýt princip fungování a vytvořit podobný produkt.
  5. MÍSTO PLNĚNÍ. Plnění dle Smlouvy bude poskytováno dle vhodnosti a povahy daného plnění, zpravidla v sídle Klienta, jeho pobočkách nebo jiném místě ujednaném s Klientem, a Klient se zavazuje poskytnout pro takové plnění veškerou potřebnou součinnost.

IV.  LICENČNÍ UJEDNÁNÍ

  1. PROHLÁŠENÍ. Pro účely Smlouvy aReception.ai  prohlašuje, že aReception.ai disponuje všemi potřebnými oprávněními, tj. buď je výlučným vykonavatelem majetkových autorských práv k počítačovému programu představujícímu Produkt, nebo disponuje právy a souhlasy nakládat s počítačovým programem, anebo se jedná o počítačový program, jehož licence umožňují aReception.ai použít tento počítačový program i bez definovaného souhlasu. aReception.ai prohlašuje, že užívání Produktu není v rozporu s autorskými ani jinými právy třetích osob, a že nic aReception.ai nebrání v tom, aby Klientovi poskytoval Produkt v rozsahu stanoveném Smlouvou.
  2. aReception.ai poskytuje Smlouvou Klientovi licenci k užití Produktu za účelem definovaným těmito VOP, a to jako licenci nevýhradní, bez územního omezení a po dobu trvání Smlouvy. Klient není oprávněn udělit sublicenci k Produktu jakékoliv třetí osobě.
  3. Pro vyloučení pochybností aReception.ai není v žádném případě povinen k jakémukoliv poskytnutí, zpřístupnění či zveřejnění jakýchkoliv zdrojových kódů k Produktu. Klient prohlašuje, že učiní všechna potřebná opatření, aby zabránil neoprávněnému užívání, šíření či kopírování jakékoliv části Produktu jako celku nebo i jeho jednotlivých částí.

V.  DODÁVKA HARDWARE

  1. DODÁVKA HARDWARE. Jako součást Produktu bude dodáván také související Hardware potřebný k provozování Produktu u Klienta. Klient má možnost si zvolit ze dvou variant dodávky Hardware, a to buď ve formě:
    1. nájmu Hardware Klientem;
    2. koupě Hardware ze strany Klienta.
  2. KOUPĚ. V případě koupě Hardware ze strany Klienta přechází na Klienta vlastnické právo k dodávanému Hardware okamžikem předání a úplného zaplacení kupní ceny za Hardware a nebezpečí škody na Hardware přechází na Klienta okamžikem jeho převzetí ze strany Klienta.
  3. NÁJEM. V případě nájmu Hardware se Klient zavazuje, že bude pronajatý Hardware užívat výhradně k účelu, ke kterému je určen, v souladu s pokyny aReception.ai , které mu aReception.ai při předání sdělí, a dále v souladu s touto dohodou, čímž vzniká i závazek Klienta vrátit pronajatý Hardware aReception.ai nejpozději ke dni skončení sjednaného nájmu, a to v řádném stavu maximálně s ohledem na běžné opotřebení.
  4. Klient převzetím pronajatého Hardware prohlašuje, že jeho převzetím přebírá odpovědnost a pro případ jeho ztráty nebo zničení se zavazuje uhradit aReception.ai jeho plnou hodnotu. Klient se rovněž zavazuje, že v případě poškození části pronajatého Hardware platí plnou hodnotu poškozených dílů. Klient se zavazuje v případě poškození nebo poruchy týkající se funkce pronajatého Hardware oznámit tuto skutečnost bez zbytečného odkladu aReception.ai.

VI.  INSTALACE

  1. Nebude-li Smluvními stranami ujednáno ve Smlouvě jinak, bude Instalace provedena následovně:
    1. nastavení Produktu;
    2. umístění či zaslání Produktu na místo určené Klientem nebo osobní převzetí ve společnosti aReception.ai;
    3. základní proškolení Klienta o způsobu obsluhy Produktu a předání všech potřebných pokladů k obsluze Produktu;
    4. rozšířené proškolení klienta pro tvorbu a editaci scénářů – tzv. workshop, ujednají-li si tak Smluvní strany ve Smlouvě;

a to vše v termínu sjednaném ve Smlouvě.

  1. Má se za to, že Instalace je poskytnuta včas, pokud nejpozději do termínu sjednaného ve Smlouvě pro provedení Instalace umožní aReception.ai Klientovi užívat Produkt, resp. začít ověřovat jeho funkčnost.
  2. OVĚŘENÍ FUNKČNOSTI. Klient je povinen prověřit funkčnost Produktu ihned po provedené Instalaci, kdy mu bylo ze strany aReception.ai umožněno užití Produktu, a po provedení této Instalace a prověření funkčnosti potvrdit (písemně v listinné podobě nebo elektronicky) předávací protokol a předat jej aReception.ai , případně v předávacím protokolu informovat aReception.ai o vadách zjištěných v rámci prověření.
  3. POTVRZENÍ O PŘEVZETÍ HARDWARE. Klient podpisem předávacího protokolu potvrzuje také převzetí Hardware do vlastnictví nebo do nájmu.

VII.  PODPORA

  1. UŽIVATELSKÁ PODPORA. aReception.ai poskytuje Klientovi základní uživatelskou Podporu pro případ poruch či závad Produktu zdarma, a to prostřednictvím telefonické podpory na telefonním čísle, nebo na emailové adrese uvedených ve Smlouvě, případně pomocí kontaktního formuláře dostupného na stránkách www.areception.cz, v pracovní dny v čase 9:00 – 16:00 SEČ. Součástí uživatelské podpory je také servisní podpora Hardware. Součástí bezplatné uživatelské podpory není podpora Hardware, byl-li Hardware poškozen Klientem či třetí osobou odlišnou od aReception.ai. V takovém případě bude Klientovi účtován poplatek ve výši dle ceníku aReception.ai. Klient je povinen v požadavku na poskytnutí Podpory charakterizovat aReception.ai zjištěné závady Produktu ihned po jejich zjištění s popisem situace a činnosti, která vedla ke vzniku závady, a to veškeré jemu známé okolnosti v pravdivé a nezkreslené podobě. aReception.ai se zavazuje řešit závady Produktu uvedené v požadavku na poskytnutí Podpory na bázi „best effort“ za účelem zajištění bezvadného fungování či provozu Produktu užívaného Klientem.
  2. VÝLUKY. aReception.ai je oprávněn softwarovou část Produktu kdykoli upravit za účelem jeho rozšíření, vylepšení, aktualizace nebo odstranění chyb. Klient je povinen tyto změny přijmout a respektovat v podobě aktualizací. V případě, že by provedení těchto změn vyžadovalo výluku Produktu, je aReception.ai oprávněn jeho provoz pozastavit, a to v rozsahu nutném k provedení těchto změn.

VIII.  CENA A PLATEBNÍ PODMÍNKY

  1. Cena za Produkt, Hardware a případné další služby dodávané s Produktem, bude Smluvními stranami sjednána ve Smlouvě. Není-li mezi Smluvními stranami ujednáno jinak, jsou ceny sjednány v CZK a uváděny bez DPH, kdy k cenám bude připočteno DPH v souladu s aktuálními platnými právními předpisy.
  2. CENA ZA PRODUKT. Klient se zavazuje hradit aReception.ai licenční poplatek za Produkt sjednaný Smluvními stranami jako měsíční platba za užívání Produktu. Není-li ujednáno ve Smlouvě jinak, bude Klientovi licenční poplatek za Produkt fakturován za každý měsíc poskytování Produktu, přičemž fakturace bude prováděna vždy první den následujícího měsíce, který odpovídá měsíci, ve kterém bude Produkt Klientovi poskytován. Za první měsíc poskytování Produktu je Klientovi účtována pouze poměrná část měsíce od data zahájení poskytování Produktu.
  3. CENA ZA HARDWARE. Platba za dodávku Hardwaru dodávaného spolu s Produktem na základě Smlouvy může být uhrazena dle zvolené varianty dodávky Hardware, tj. buď jako
    1. jednorázová kupní cena za Hardware ve výši sjednané Smluvními stranami Smlouvou, nebo
    2. nájemní poplatek za nájem Hardware, sjednaný Smluvními stranami jako měsíční platba za užívání Hardware. Není-li ujednáno ve Smlouvě jinak, bude Klientovi nájemní poplatek za nájem Hardware fakturován za každý měsíc užívání Hardware, přičemž jeho fakturace bude prováděna vždy první den následujícího měsíce, který odpovídá měsíci, ve kterém bude Klient Hardware užívat, a to společně s licenčním poplatkem za Produkt. Za první měsíc užívání Hardware je Klientovi účtována pouze poměrná část měsíce od data zahájení užívání Hardware. Klient může uhradit nájemní poplatek na celý rok dopředu a v tom případě získává zvýhodněnou cenu – dvanáct měsíců za cenu jedenácti. V případě nájmu Hardware je minimální závazek Klienta 6 měsíců nájmu.
  4. CENA DALŠÍCH SLUŽEB. Platba za případné další služby související s Produktem bude Smluvními stranami vždy ujednána individuálně ve Smlouvě a bude Klientovi fakturována v souladu s dohodou Smluvních stran.
  5. VYSTAVENÍ FAKTURY. aReception.ai je oprávněn vystavit fakturu za poskytnutí Produktu, Podpory a případné Implementace v souladu s těmito VOP. Faktura musí splňovat veškeré náležitosti daňového dokladu ve smyslu příslušných právních předpisů.
  6. SPLATNOST. Splatnost faktur je sjednána na 14 dnů. Úhrada faktury bude realizována bankovním převodem na účet aReception.ai uvedený na faktuře. Pro včasnost platby je vždy rozhodující den, kdy byla platba připsána na účet aReception.ai. Platby přijaté na účet aReception.ai bez ohledu na stanovený účel je aReception.ai oprávněn použít podle své úvahy nejprve na pokrytí vždy nejstarší splatné pohledávky za Klientem.
  7. ELEKTRONICKÁ FAKTURACE. Klient v souladu s § 26 Zákona o dani z přidané hodnoty poskytuje aReception.ai souhlas s vystavováním a používáním daňového dokladu (faktury) v elektronické podobě, kdy elektronické faktury budou Klientovi zasílány pouze elektronicky buď na e-mailovou adresu Klienta, nebo jiným způsobem odsouhlaseným Smluvními stranami.

IX.  OCHRANA DŮVĚRNÝCH INFORMACÍ

  1. Smluvní strany shodně konstatují, že při poskytování Produktu dle Smlouvy bude docházet ke vzájemnému sdělování informací, jež Smluvní strany považují za důvěrné a nemají zájem na jejich zveřejnění.
  2. DEFINICE DŮVĚRNÉ INFORMACE. Za důvěrné informace Smluvní strany považují veškeré informace, které splňují současně kritéria:
    1. jde o informaci nebo dokumentaci poskytnutou jednou Smluvní stranou („Sdělující strana“) druhé Smluvní straně („Přijímající strana“) v ústní nebo v písemné formě, a
    2. jde o informaci nebo dokumentaci, kterou lze označit za skutečnost konkurenčně významnou, určitelnou, ocenitelnou a v příslušných kruzích běžně nedostupnou, která má být podle jejich původce či majitele utajena.
  3. Pro vyloučení všech pochybností Smluvní strany konstatují, že pro účely Smlouvy považují za důvěrné informace také:
    1. informace o právech a povinnostech Smluvní stran, jakož i informace o cenách sjednaných mezi Smluvními stranami Smlouvou;
    2. informace, které se týkají některé ze Smluvních stran, jejího dodavatele nebo odběratele, zejména informace o její činnosti, struktuře, hospodářských výsledcích, know-how;
    3. veškeré technické informace, zejména informace o produktech, vývoji produktů nebo popisy funkcí, výkonu, specifikace nebo zadávací dokumentace a další technické dokumenty včetně příruček, technických postupů a procesů a dalších odborných znalostí, a to zejména znalostí technických;
    4. veškeré důvěrné informace a data, která Klient vloží na servery aReception.ai prostřednictvím Produktu.
  4. Za důvěrné se nepovažují informace:
    1. které se staly veřejně přístupnými, pokud se tak nestalo porušením povinnosti jejich ochrany Smluvní stranou;
    2. získané Přijímající stranou na základě postupu nezávislého na smluvním vztahu založeném Smlouvou nebo druhé straně, pokud je Přijímající strana schopna tuto skutečnost doložit;
    3. poskytnuté třetí osobou, která takové informace nezískala porušením povinnosti jejich ochrany;
    4. které byly Přijímající stranou zveřejněny s předchozím písemným souhlasem Sdělující strany.
  5. NAKLÁDÁNÍ S DŮVĚRNÝMI INFORMACEMI. Smluvní strany se zavazují tyto důvěrné informace chránit, respektovat a nezpřístupnit je třetím osobám, a to ani v důsledku nedbalosti, nevyužívat žádnou důvěrnou informaci Sdělující strany pro svou potřebu, pro potřebu vlastního podnikání, ani pro potřebu jakékoli třetí osoby, bez předchozího písemného souhlasu Sdělující strany.
  6. Přijímající strana se zavazuje vynaložit veškeré úsilí, které po ní lze spravedlivě požadovat, k zamezení přístupu k výše uvedeným důvěrným informacím jakékoliv neautorizované třetí osobě a chránit důvěrné informace minimálně stejným způsobem, jakým chrání své obchodní tajemství, vždy však způsobem obvyklým pro ochranu takových důvěrných informací.
  7. Příjímací strana je oprávněna zpřístupnit důvěrné informace pouze těm zaměstnancům, zástupcům, spolupracujícím subjektům, konzultantům či právním poradcům, kteří potřebují znát tyto důvěrné informace pro řádný výkon své činnosti. Současně je Přijímající strana povinna zavázat tyto subjekty k dodržování pravidel k nakládání s důvěrnými informacemi minimálně v rozsahu stanoveném těmito VOP. Přijímající strana odpovídá v plném rozsahu za porušení povinností týkajících se důvěrných informací, kterého se dopustí třetí osoba, kterou tato Smluvní strana zavázala či měla zavázat k utajení důvěrných informací.
  8. Pro vyloučení pochybností se stanoví, že veškeré důvěrné informace zůstávají ve vlastnictví Sdělující strany a Přijímající straně nejsou udělena žádná oprávnění či jiná práva vztahující se k těmto informacím.
  9. Sdělující strana bere na vědomí, že Přijímající strana je povinna zpřístupnit některé z důvěrných informací státním orgánům ve výjimečných případech výslovně stanovených právními předpisy. V takovém případě je Přijímající strana povinna ihned poté, co je státními orgány o zpřístupnění těchto informací požádána, informovat o tomto postupu a o rozsahu požadovaného zpřístupnění Sdělující stranu.
  10. Přijímající strana se zavazuje zacházet s důvěrnými informacemi po celou dobu existence důvěrných informací, a to i po skončení smluvního vztahu mezi Sdělující a Přijímající stranou, kdy tyto informace mohl využívat, ledaže tyto informace budou zveřejněny nebo zpřístupněny.
  11. PŘEBÍRÁNÍ ZAMĚSTNANCŮ. Smluvní strany se současně zavazují, že nebudou přímo ani nepřímo oslovovat, lákat nebo nabízet zaměstnání jakékoli osobě zaměstnané nebo spolupracující s druhou Smluvní stranou po dobu trvání Smlouvy a minimálně 12 měsíců po ukončení Smlouvy, bez předchozího písemného souhlasu druhé Smluvní strany.

X.  NAKLÁDÁNÍ S OSOBNÍMI ÚDAJI

  1. aReception.ai postupuje při zpracování osobních údajů v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES („GDPR“) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů. Informace o zásadách a postupech při zpracování osobních údajů aReception.ai jsou uvedeny v Informacích o zpracování osobních údajů, která jsou zveřejněné na [doplnit], („Informace o zpracování osobních údajů“).
  2. Poskytuje-li aReception.ai Klientovi v rámci Produktu datový prostor pro účely uložení dat Klienta, Klient bere na vědomí, že ve vztahu k osobním údajům, které uloží na servery aReception.ai, vystupuje Klient v pozici správce osobních údajů a aReception.ai v pozici zpracovatele osobních údajů.
  3. aReception.ai prohlašuje, že Služba splňuje podmínky zabezpečení osobních údajů ve smyslu článku 32 a násl. GDPR. Služba splňuje s přihlédnutím k aktuálnímu stavu techniky a počítačových programů podmínky pro:
    1. schopnost zajistit neustálou důvěrnost, dostupnost a odolnost systému zpracování;
    2. schopnost obnovit dostupnost osobních údajů a přístup k nim včas v případě fyzických či technických incidentů;
    3. pravidelné testování, posuzování a hodnocení účinnosti zavedených technických a organizačních opatření pro zajištění bezpečnosti zpracování;
    4. bezpečnost přístupu a bezpečnost proti neoprávněnému přístupu k osobním údajům.
  4. aReception.ai prohlašuje, že data, která má nebo bude mít Klient uložena na serverech aReception.ai, budou fyzicky uložena na území České republiky, případně států EU.
  5. aReception.ai neodpovídá za to, zda Klient jako správce osobních údajů disponuje právními tituly ke zpracování osobních údajů.
  6. aReception.ai jako zpracovatel osobních údajů vede ve smyslu článku 30 odst. 2 GDPR přiměřeným způsobem záznamy o všech kategoriích činností zpracování prováděných pro Klienta, a to v rozsahu uvedeném v citovaném článku GDPR.
  7. Klient souhlasí s tím, aby aReception.ai zpracovával a analyzoval data Klienta za účelem zlepšování a rozšiřování Produktu a jeho kvality pro Klienta.
  8. SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ. Uzavřením Smlouvy dochází dle těchto VOP automaticky též k uzavření Smlouvy o zpracování osobních údajů dle čl. 28 GDPR s následujícím obsahem:

Předmět zpracování: Předmětem zpracování jsou osobní údaje, které Klient uloží na servery aReception.ai dle pravidel obsažených ve Smlouvě.

Doba zpracování: aReception.ai zpracovává osobní údaje po dobu trvání Smlouvy a následně po dobu 30 dnů ode dne ukončení Smlouvy, nedohodnou-li se Smluvní strany jinak.

Povaha a účel zpracování: Účelem zpracování je plnění povinností dle Smlouvy, zejména poskytování datového prostoru pro účely uložení dat Klienta prostřednictvím Produktu.

Typ zpracovávaných osobních údajů: Nelze konkrétně specifikovat. Bude se jednat o osobní údaje pro možnost kontaktování osob z recepce Klienta, tj. zejména jméno, příjmení, telefon, email.

Kategorie subjektů údajů, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány: Nelze přesně specifikovat. Bude se jednat o všechny fyzické osoby, které budou chtít mít možnost být kontaktováni z recepce Klienta, zejména tedy zaměstnanci Klienta, spolupracující osoby apod.

Povinnosti aReception.ai jako zpracovatele osobních údajů: aReception.ai se zavazuje:

  1. zpracovávat osobní údaje pouze na základě doložených pokynů Klienta;
  2. zajistit, aby byli pověření pracovníci aReception.ai, kteří se dostanou do kontaktu s osobními údaji, zavázáni k mlčenlivosti;
  3. provést vhodná technická a organizační zabezpečení, aby zajistil úroveň zabezpečení odpovídající danému riziku;
  4. zohlednit povahu zpracování a být Klientovi nápomocen prostřednictvím vhodných technických a organizačních opatření při plnění povinnosti Klienta reagovat na žádosti o výkon práv subjektů údajů stanovených v kapitole III GDPR (Práva subjektu údajů);
  5. být Klientovi nápomocen při zajišťování souladu s povinnostmi podle článků 32 až 36 GDPR (Zabezpečení osobních údajů), a to při zohlednění povahy zpracování informací, jež má aReception.ai k dispozici;
  6. bez zbytečného odkladu ohlásit Klientovi případy porušení zabezpečení osobních údajů, hlášení o případu porušení zabezpečení osobních údajů bude provedeno v souladu s článkem 33 a 34 GDPR;
  7. poskytnout Klientovi veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny výše uvedené povinnosti a umožnit Klientovi kontrolu splnění uvedených povinností. V případě kontroly se aReception.ai zavazuje poskytovat Klientovi součinnost;
  8. že v souladu s rozhodnutím Klienta všechny osobní údaje buď vymaže, nebo je vrátí Klientovi po ukončení poskytování Produktu a vymaže existující kopie, není-li právními předpisy stanovena povinnost uložení daných osobních údajů;
  9. přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů.

DALŠÍ ZPRACOVATELÉ: Klient dává souhlas k tomu, aby aReception.ai zapojila do zpracování osobních údajů další zpracovatele. aReception.ai je však povinen zavázat je ve shodném rozsahu dle tohoto článku VOP a GDPR.

XI.  ODPOVĚDNOST ZA ÚJMU

  1. aReception.ai nese odpovědnost za to, že Produkt má vlastnosti a funkcionalitu, které umožňují jeho řádné užívání, a nemá právní vady.
  2. PŘEDCHÁZENÍ VZNIKU ÚJMY. Smluvní strany se zavazují vyvíjet soustavně maximální úsilí k předcházení vzniku újmy a k minimalizaci vzniklé újmy. Smluvní strany se zavazují upozornit druhou Smluvní stranu bez zbytečného odkladu na vzniklé okolnosti vylučující odpovědnost za řádné plnění Smlouvy. Smluvní strany se zavazují k vyvinutí maximálního úsilí k odvrácení a překonání okolností vylučujících odpovědnost.
  3. VYLOUČENÍ ODPOVĚDNOSTI SMLUVNÍCH STRAN. Žádná ze Smluvních stran neodpovídá v rozsahu, v jakém to umožňují platné právní předpisy, za:
    1. újmu, která vznikla v důsledku věcně nesprávného nebo jinak chybného zadání, které obdržela od druhé Smluvní strany, pokud strana, která měla podle takového zadání plnit, nemohla přes vynaložení veškeré možné péče rozpoznat, že se jedná o chybné zadání;
    2. újmu vzniklou v důsledku prodlení s plněním závazků druhou Smluvní stranou;
    3. ušlý zisk druhé Smluvní strany a nároky třetích stran vůči druhé Smluvní straně;
    4. za opoždění způsobené okolnostmi vylučujícími odpovědnost, kdy za okolnosti vylučující odpovědnost se považuje překážka, která nastala nezávisle na vůli povinné strany a brání jí ve splnění její povinnosti, pokud není možné rozumně předpokládat, že by povinná strana tuto překážku nebo její následky odvrátila nebo překonala a dále, že by v době jejího vzniku překážku předpokládala. Odpovědnost nevylučuje překážka, která vznikla až v době, kdy povinná strana byla ve zpoždění s plněním své povinnosti nebo vznikla z jejích hospodářských poměrů. Účinky vylučující odpovědnost jsou omezené pouze na dobu, kdy trvá překážka, se kterou jsou tyto povinnosti spojené.
  4. VYLOUČENÍ ODPOVĚDNOSTI aReception.ai. aReception.ai nenese odpovědnost za újmu Klienta vzniklou z důvodů dočasné částečné a/nebo úplné nedostupnosti Produkt v rozsahu, v jakém to umožňují platné právní předpisy a tyto VOP, a dále za jakoukoliv přímou nebo nepřímou újmu způsobenou zejména:
    1. nesprávným používáním Produktu;
    2. provozními incidenty zapříčiněnými změnami systémového prostředí provedenými Klientem nebo třetí osobou;
    3. technickými či jinými omezeními na straně Klienta nebo způsobenými třetí osobou, která jsou příčinou nefunkčnosti Produktu;
    4. nesplněním minimálních systémových či jiných požadavků na provoz Produktu;
    5. zavirováním lokální sítě Klienta nebo jeho počítačů počítačovými viry (spyware, malware, ransomware aj.), popř. útokem hackerů nebo jiným obdobným vnějším útokem;
    6. poškozením způsobeným nesprávnou funkcí technického vybavení, operačního systému nebo sítě Klienta;
    7. objektivní nemožností plnění ze strany aReception.ai a dalšími skutečnostmi, které nejsou v moci aReception.ai (např. propustnost a rychlost sítě Internet, kvalita či změna v připojení třetích stran apod.),
    8. porušením povinnosti Klienta k poskytování součinnosti či spolupůsobení;
    9. v souvislosti s obsahem komunikace v rámci Produktu s uživateli či návštěvníky webového portálu Klienta nebo třetí osoby.
  5. LIMITACE ODPOVĚDNOSTI. V případě vzniku újmy na straně Klienta si Smluvní strany dohodly omezení náhrady případné újmy vzniklé Klientovi tak, že celková náhrada újmy je omezena výší peněžitého plnění obdrženého aReception.ai ze strany Klienta dle Smlouvy za dobu posledního kalendářního čtvrtletí.

XII.  SANKČNÍ UJEDNÁNÍ

  1. V případě, že Klient nezaplatí cenu za Produkt, Podporu či Implementaci ve lhůtě splatnosti, je aReception.ai oprávněn pozastavit poskytování Produktu do doby, než bude cena za Produkt, Podporu či Implementaci zcela uhrazena, aniž by bylo pozastavení poskytování Produktu považováno za porušení povinností ze strany aReception.ai. Nárok aReception.ai na úhradu ceny za Produkt za dobu pozastavení poskytování Produkt dle předchozí věty tohoto bodu není dotčen.
  2. Jestliže je Klient v prodlení úhradou jakékoliv částky dle Smlouvy, je aReception.ai oprávněn uplatnit nárok na zaplacení smluvní pokuty ve výši 0,05 % z dlužné částky za každý i započatý den prodlení;
  3. V případě porušení ujednání o nakládání s důvěrnými informacemi ze strany Přijímající strany je Sdělující strana oprávněna požadovat po Přijímající straně smluvní pokutu ve výši 250.000,- Kč za každé jednotlivé porušení.
  4. V případě, že Klient nevrátí v ujednané době Hardware, který má v nájmu, zavazuje se Klient uhradit společnosti aReception.ai smluvní pokutu ve výši 1.000,- Kč za každý den prodlení.
  5. OBJEKTIVNÍ NEMOŽNOST PLNĚNÍ. V případě, že prodlení kterékoli ze Smluvních stran nastalo z důvodu objektivní nemožnosti plnění, se má za to, že prodlení nenastalo, a to po celou dobu trvání těchto důvodů. Smluvní strana, jíž se důvody objektivní nemožnosti plnění týkají, je povinna o trvání důvodu objektivní nemožnosti plnění neprodleně informovat druhou Smluvní stranu.
  6. NÁHRADA ÚJMY. Úhradou smluvní pokuty dle tohoto článku VOP či jiných ujednání Smlouvy není dotčeno právo poškozené strany na náhradu újmy způsobené porušením povinnosti, a to za podmínek stanovených těmito VOP.

XIII.  UKONČENÍ SMLOUVY

  1. DOBA TRVÁNÍ SMLOUVY. Není-li mezi Smluvními stranami ujednáno jinak, Smlouva se uzavírá na dobu neurčitou s možností jejího ukončení výpovědí, odstoupením od Smlouvy nebo dohodou Smluvních stran dle podmínek stanovených níže v těchto VOP.
  2. ZPŮSOBY UKONČENÍ SMLOUVY. Není-li mezi Smluvními stranami ujednáno jinak, Smlouvu lze ukončit:
    1. Uplynutím doby, na kterou je zaplacen licenční poplatek za Produkt, nedohodnou-li se Smluvní strany na prodloužení;
    2. Výpovědí ze strany aReception.ai , a to bez udání důvodu s výpovědní dobou 2 měsíce, s tím, že výpovědní doba začíná běžet dnem doručení výpovědi Klientovi;
    3. odstoupením od Smlouvy. Každá ze stran může odstoupit od Smlouvy pro podstatné porušení povinnosti druhou Smluvní stranou, zejména:
      1. v případě nesplnění povinnosti dle Smlouvy za podmínky, že porušující Smluvní strana nesjednala nápravu ani ve lhůtě 30 dnů od doručení písemného upozornění specifikujícího porušení smluvní povinnosti;
      2. aReception.ai je oprávněn odstoupit od Smlouvy v případě prodlení Klienta s úhradou peněžitého plnění dle Smlouvy delším než 30 dnů; 
      3. aReception.ai je oprávněn odstoupit od Smlouvy v případě, že Klient užívá Produkt v rozporu se Smlouvou a tento závadný stav neodstraní ani na základě výzvy aReception.ai s lhůtou k nápravě v trvání nejméně 7 dnů od doručení takové výzvy; 
      4. v případě, že bude příslušným soudem pravomocně rozhodnuto o úpadku druhé Smluvní strany ve smyslu § 3 zákona č. 182/2006 Sb., insolvenčního zákona, ve znění pozdějších předpisů; nebo 
      5. druhá Smluvní strana vstoupí do likvidace, ať už rozhodnutím příslušného soudu nebo orgánů druhé Smluvní strany; kdy odstoupení je účinné dnem jeho doručení druhé Smluvní straně, popř. pozdějším dnem uvedeným v písemném odstoupení.
    4. dohodou smluvních stran.
  1. DŮSLEDKY UKONČENÍ SMLOUVY. Klient bere na vědomí, že při ukončení Smlouvy dochází k ukončení s účinky ex nunc a Klientovi nevzniká nárok na vrácení jakýchkoliv peněžitých plnění za již poskytnutý Produkt či jakékoli jiné služby dle Smlouvy. V případě, že bude Smlouva mezi Smluvními stranami ukončena k jinému, než poslednímu dni v měsíci, Klientovi bude za poskytování Produktu účtována pouze poměrná část měsíce do data ukončení poskytování Produktu. Ukončením Smlouvy nezanikají ustanovení, která mají podle zákona nebo Smlouvy trvat i po zrušení Smlouvy. Ukončením Smlouvy především nezaniká nárok na náhradu škody nebo smluvní pokutu dle Smlouvy. Ukončení Smlouvy se také nijak nedotýká dohody Smluvních stran o způsobu nakládání s důvěrnými informacemi.

XIV.  ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

  1. KOMUNIKACE. Komunikace Smluvních stran probíhá na úrovni smluvních či pověřených zástupců obou Smluvních stran prostřednictvím elektronické pošty na kontaktní e-maily odsouhlasené oběma Smluvními stranami. Tím není dotčena možnost Smluvních stran komunikovat prostřednictvím statutárních orgánů či poštou prostřednictvím držitele poštovní licence.
  2. V případě jakékoliv změny údajů Smluvních stran musí Smluvní strana, u které takovéto změny nastanou, zaslat oznámení o změně druhé Smluvní straně, a to do pěti (5) kalendářních dnů ode dne příslušné změny. Smluvní strana, která tuto povinnost poruší, ponese veškeré nepříznivé důsledky a rizika nedostatku relevantních informací druhé Smluvní strany.
  3. REFERENCE. aReception.ai má právo využít obchodního jména Klienta jako referenčního zákazníka pro informaci třetím stranám. Klient s touto skutečností výslovně souhlasí.
  4. ODCHYLNÁ UJEDNÁNÍ OPROTI SMLOUVĚ. V případě, že se ustanovení těchto VOP liší od Smlouvy, ustanovení Smlouvy, jako individuální dohoda mezi Smluvními stranami, mají přednost před těmito VOP.
  5. ROZHODNÉ PRÁVO. Smlouva se řídí a je vykládána v souladu s právními předpisy České republiky, bez ohledu na kolizi právních řádů.
  6. ŘEŠENÍ SPORŮ. Smluvní strany se zavazují, že jakékoliv spory vzniklé ze Smlouvy a v souvislosti s ní budou řešit přednostně vzájemnou dohodou. Za tímto účelem se Smluvní strany zavazují před tím, než zahájí řízení před příslušným soudem nebo jiným státním orgánem vyvolat mimosoudní jednání mezi Smluvními stranami Smlouvy, a to jednání oprávněných zástupců Smluvních stran. Teprve nepodaří-li se odstranit spor týkající se Smlouvy či právních vztahů s ní souvisejících smírnou cestou ani do jednoho (1) měsíce od vzniku sporu, jsou Smluvní strany oprávněny řešit tento spor soudně. Smluvní strany se dohodly, že veškeré spory ze Smlouvy budou řešeny výhradně u soudu v České republice. Místní příslušnost bude určena dle sídla aReception.ai.
  7. JAZYK. Tyto VOP jsou vyhotoveny v českém jazyce.
  8. ZMĚNA VOP. aReception.ai je oprávněn VOP v přiměřeném rozsahu jednostranně změnit. aReception.ai je povinen oznámit skutečnost, že budou VOP změněny elektronickou formou (např. prostředky elektronické e-mailové komunikace) na kontaktní adresu Klienta, a to alespoň 2 měsíce přede dnem nabytí účinnosti nové verze VOP. Klient má právo změny VOP odmítnout, a to zasláním výpovědi písemně v listinné podobě nebo e-mailem zaslaným na adresu aReception.ai; výpovědní lhůta se sjednává v délce, která odpovídá počtu dnů zbývajících do účinnosti nové verze VOP. Neodmítne-li Klient změny VOP, které mu byly řádně oznámeny, do doby nabytí účinnosti nové verze VOP, řídí se vztah ze Smlouvy novou verzí VOP ve znění, ve kterém byly Klientovi oznámeny.
  9. ÚČINNOST VOP. Tyto VOP v aktuálním znění jsou platné a účinné od 23. 3. 2023.